Ý NGHĨA TỔ CHỨC HỘI NGHỊ - TRIỂN LÃM CHUYÊN NGHIỆP, UY TÍN
Tổ chức Hội nghị - Triển lãm là một sự kiện thường niên trong doanh nghiệp với thành phần khách mời là những khách hàng mới, khách hàng thân thiết và các đối tác chiến lược. Sự kiện được tổ chức với mục đích quảng bá sản phẩm, dịch vụ, tiếp cận các khách hàng tiềm năng và chuyển đổi khách hàng tiềm năng đấy thành khách hàng chính thức cho doanh nghiệp. Ngoài ra, sự kiện này còn mang ý nghĩa tri ân những khách hàng trung thành và thu hút sự quan tâm của các khách hàng mới. Có thể thấy, đây là sự kiện vô cùng quan trọng và được các công ty, doanh nghiệp chú trọng đầu tư tổ chức.
Mỗi doanh nghiệp đều có những định hướng khác nhau về mục tiêu của việc tổ chức hội nghị khách hàng. Tuy nhiên, thông thường việc tổ chức hội nghị khách hàng hay triển lãm thường nhằm đạt được các mục đích như sau:
Hình thức này sẽ mang thông điệp cảm ơn đến với những khách hàng đã tin tưởng và sử dụng dịch vụ của doanh nghiệp. Đây là sự kiện quan trọng cả phần hình thức và nội dung. Do đó cần chú trọng trong khâu tổ chức và đón tiếp khách mời.
Sự kiện nhằm giới thiệu tới công chúng, truyền thông, đối tác những sản phẩm chiến lược của doanh nghiệp. Từ đó xây dựng bước đệm trước khi sản phẩm chính thức được bày bán. Với mục tiêu này, việc trang trí, làm nội dung chương trình cũng như trải nghiệm sản phẩm, dịch vụ luôn phải được lên kế hoạch rõ ràng và đầu tư về thiết kế.
Với mục đích thông báo kết quả kinh doanh, tình hình phát triển hay các dự định kế hoạch trong những năm tiếp theo của nội bộ doanh nghiệp. Đây là sự kiện quan trọng được diễn ra thường niên và thường đối tượng khách mời sẽ là đại diện khách hàng thân thiết và nhân viên trong công ty hoặc cũng có thể là các nhà bán lẻ hay đại lý phân phối.
Sự kiện này là cuộc họp giữa các nguyên thủ quốc gia nhằm thảo luận các vấn đề về kinh tế – chính trị hợp tác giữa các nước với nhau. Ở sự kiện này, tất cả mọi khâu đều phải được chuẩn bị kĩ càng, nghiêm túc và chỉn chu nhất có thể. Đồng thời, những phương án dự phòng là điều không thể thiếu được.
Đây là loại hình triển lãm trưng bày tại 1 địa điểm cố định trong 1 khoảng thời gian không giới hạn. Loại hình triển lãm này gặp nhiều ở các viện bảo tàng nơi mà trưng bày không bao giờ thay đổi và rất tốn tiền, công sức để dựng nên những bối cảnh triển lãm, tuy nhiên với những khách hàng trung thành thì nó sẽ dễ gây nhàm chán.
Do vậy, tuy rằng những tác phẩm lịch sử, đắt giá là không thể thay đổi, thế nhưng việc thay đổi vị trí hay làm mới không gian triển lãm như bài trí hoa, đổi mới hệ thống đèn hoặc thay đổi màu, phông nền,… trang trí là cần thiết.
Triển lãm có thời hạn thường được diễn ra trong 1 khoảng thời gian nhất định, thường là quảng bá, ra mắt sản phẩm. Thời gian thường sẽ được thông báo trên các phương tiện truyền thống đến cho khán giả.
Những nơi thường diễn ra triển lãm có thời hạn là các thư viện, tòa thị chính, trung tâm mua sắm, tòa nhà công ty, trung tâm thương mại.
Triển lãm thương mại là nơi các đơn vị sản xuất, cung ứng, quảng bá sản phẩm của công ty mình. Ngoài ra đó cũng là nơi hình ảnh công ty được quảng bá đến người tiêu dùng, thay vì việc giới thiệu sản phẩm họ đang bán, họ sẽ kể những câu chuyện liên quan đến thương hiệu để dành lấy thiện cảm của khách hàng.
Những hội trợ thế này thường được tổ chức quy mô lớn với nhiều đơn vị. Các đơn vị phải tuân theo các quy định của phía tổ chức triển lãm như thiết kế, diện tích, thông số, hệ thống đèn, trang trí,…
Triển lãm du lịch thường có tính lưu động cao để dễ di chuyển, tháo lắp, trang trí. Nhiều công ty sử dụng xe lưu động để làm quảng bá cho công ty mình. Còn lại đa phần vẫn tập trung lại ở 1 khu vực tổ chức triển lãm. Việc di chuyển đến nhiều triển lãm nối tiếp đòi hỏi vật dụng cần di động nhưng phải bền để giữ nguyên chất lượng đến phút cuối.
Thường được tổ chức ở sân vườn, bãi đậu xe, công viên. Thường những sản phẩm điêu khắc và chất liệu khác thể không bị ảnh hưởng bởi nắng, gió, mưa, tuyết. Ánh sáng mặt trời là tuyệt vời cho những sản phẩm như trên. Phương án bạt che hoặc dựng chòi có thể sử dụng để phòng trường hợp thời tiết bất thường.
Đến với RTO Travel & Event, khách hàng sẽ hoàn toàn yên tâm với quy trình tổ chức sự kiện bài bản gồm nhiều bước cụ thể:
Hãy liên hệ ngay với RTO Travel & Event để được tư vấn tận tình và tổ chức được thành công, ấn tượng, đầy ý nghĩa!
