Thiết kế các sự kiện - hội nghị của doanh nghiệp cùng RTO Travel
Hội nghị hay sự kiện là hoạt động cần thiết để các công ty và doanh nghiệp có cơ hội giao lưu, đối thoại với đối tác, nhà đầu tư cũng như khách hàng để thấu hiểu hơn nhu cầu cũng như xây dựng hình ảnh thương hiệu.
Du lịch M.I.C.E là du lịch kết hợp hội nghị, hội thảo, triển lãm, tổ chức sự kiện…được RTO Travel thiết kế riêng theo yêu cầu của mỗi doanh nghiêp. Là sản phẩm mang tính đặc thù cao, không những giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, tối ưu chi phí giải pháp của RTO Travel còn mang đến sản phẩm du lịch phù hợp với phong cách của doanh nghiệp nhất.
Sau bao lâu kinh nghiệm, đội ngũ phụ trách M.I.C.E của công ty RTO Travel đã đúc kết lại các bước thực hiện và một số lưu ý để tổ chức một sự kiện hay hội nghị đạt thành công, hiệu quả.
Lên danh sách và nắm số lượng khách mời
Điều đầu tiên cần lưu ý khi tổ chức hội nghị hay sự kiện đó là phải nắm rõ số lượng khách mời. Việc nắm rõ số lượng khách tham dự sẽ giúp bạn dễ dàng hơn trong việc lên kế hoạch và dự trù chi phí thực hiện.
Ngoài ra bạn cũng nên tìm hiểu để nắm rõ đối tượng khách mời cũng như tính cách và yêu cầu của khách mời khi đến dự hội nghị để bạn có thể lên kế hoạch tổ chức phù hợp và tiết kiệm.
Lên Concept và khảo sát địa điểm tổ chức
Sau khi đã thống kê và xác định rõ số lượng và đối tượng khách mời thì điều tiếp theo cần chú ý là lên Concept sao cho phù hợp. Việc lên Concept phù hợp không những tạo được ấn tượng tốt với khách mời mà còn giúp tiết kiệm thời gian và chi phí thực hiện.
Khi đã có được một Concept phù hợp thì bạn cần lên danh sách rồi chọn ra một số địa điểm tổ chức mà bạn cho là phù hợp với Concept. Bạn nên trực tiếp đến những địa điểm đó để khảo sát.
Một địa điểm tổ chức tốt nên nằm ở một vị trí thuận lợi và có hệ thống giao thông thông thoáng. Nếu như hội nghị, sự kiện có số lượng khách mời nhiều thì hãy đảm bảo rằng khu vực giữ xe trong địa điểm tổ chức hay xung quanh có thể đáp ứng tất cả khách mời đến dự.
Xác định cụ thể thời gian tổ chức
Tùy theo đối tượng khách mời mà việc lựa chọn thời gian tổ chức phù hợp là cần thiết. Việc xác định thời gian tổ chức phù hợp không những hạn chế số lượng khách mời không đến dự được mà còn giúp phân bố sắp xếp hội nghị linh hoạt hơn cũng như có thể đẩy nhanh hoặc thay đổi các tiết mục khi có yêu cầu.
Lập bảng phân công chi tiết công việc
Một trong những lỗi sơ đẳng khi tổ chức một hội nghị sự kiện đó là không lập bảng phân công chi tiết công việc cho từng bộ phận. Việc không ai nắm rõ mình cần phải làm gì sẽ khiến quá trình chạy chương trình không trơn tru và có thể xảy ra các thiếu sót, từ đó sẽ làm mất thiện cảm của khách tới dự.
Hãy đảm bảo kế hoạch công việc chi tiết được thông báo từ sớm và lập lại nhiều lần. Ngoài ra bạn cũng nên lập một danh sách tiến độ thực hiện và thường xuyên kiểm tra để tránh các sai sót có thể xảy ra.
Thường xuyên kiểm tra thiết bị sử dụng trong hội nghị
Việc các trang thiết bị gặp sự cố ngay trong lúc phát biểu hội nghị hay sự phối hợp không ăn ý giữa bộ phận thiết bị sân khấu với các bộ phận khác không phải là chuyện hiếm gặp. Vì vậy bạn cần chú ý và làm việc chặt chẽ với bộ phận phụ trách thiết bị sân khấu để họ nắm rõ kế hoạch tổ chức, cũng như hãy cho chạy thử thiết bị nhiều lần trước khi hội nghị chính thức bắt đầu để đảm bảo mọi thứ đều hoạt động trơn tru và được bày trí đúng như ý đồ trong Concept.
Chạy thử chương trình
Bất kỳ hội nghị sự kiện dù có quy mô như thế nào đều phải có các buổi chạy thử để tránh các sai sót nằm ngoài dự tính ban đầu. Để tránh mất thời gian chuẩn bị thì trước tiên hãy cho từng bộ phận chạy thử để kiểm tra cũng như điều chỉnh lại kế hoạch cho phù hợp, rồi sau đó là cho chạy thử toàn bộ chương trình một vài ngày trước ngày diễn ra hội nghị. Bạn cũng nên tính đến một phải tình huống có thể xảy ra và đưa vào trong buổi chạy thử để các bộ phận biết họ cần phải làm gì nếu có xảy ra.
Có nhân sự và trang thiết bị y tế túc trực sẵn sàng
Khi tổ chức bất kỳ hội nghị sự kiện, đặc biệt là các hội nghị dành cho các lãnh đạo, quản lý đến từ các công ty, doanh nghiệp khác nhau thì việc có sẵn trang thiết bị y tế cũng như nhân sự có kiến thức về sơ cứu hoặc nhân viên y tế chuyên nghiệp là một điều cần được chú ý trong quá trình lên kế hoạch tổ chức. Hãy đảm bảo bố trí thiết bị y tế và nhân sự liên quan ở các vị trí dễ tiếp cận đến toàn bộ khu vực tổ chức hội nghị để tránh làm mất thời gian.
Chọn các đơn vị tổ chức chuyên nghiệp
Việc chọn các đơn vị tổ chức chuyên nghiệp sẽ rút ngắn thời gian chuẩn bị, đảm bảo sự đồng bộ thống nhất giữa nhân sự các bộ phân và tối ưu chi phí tổ chức tốt hơn. Công ty RTO tự hào có hơn 20 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức hội nghị sự kiện tại TP.HCM và đã tổ chức thành công nhiều sự kiện trong các công ty, tập đoàn trong nước và quốc tế.
Giá trị của RTO mang lại:
 |
 |
 |
 |
|
Ý TƯỞNG SÁNG TẠO Luôn đưa ra những ý tưởng sáng tạo và xây dựng chương trình phù hợp với tính chất văn hóa đặc thù riêng, tùy chỉnh nội dung đáp ứng theo yêu cầu của doanh nghiệp. |
THIẾT BỊ ĐẲNG CẤP Trang bị những thiết bị và vật dụng hiện đại. Thường xuyên nâng cấp, kiểm tra và cập nhật xu hướng mới nhất để đạp ứng nhu cầu đa dạng của khách hàng |
DỊCH VỤ UY TÍN Cung cấp cho quý khách hàng mọi yêu cầu về ý tưởng, nội dung, quy mô, địa hình, thời tiết,... Tốt nhất và đảm bảo ứng phó linh hoạt, kịp thời trong mọi tình huống. |
CHI PHÍ HỢP LÝ Đưa ra nhiều lựa chọn chương trình hợp lý, đặc sắc nhưng vẫn đảm bảo mức chi phí phù hợp với ngân sách công ty và đem lại hiệu quả tối cao cho khách hàng. |
Các giải pháp dịch vụ Sự kiện - Hội nghị của chúng tôi
